|
Munkafolyamat automatizálás és humán workflow blog |
2008. 07. 18.Ígértem itt is, hogy értesítem az olvasókat, ha elérhető lesz a tanulmánysorozat.
Nos, a tanulmány eddig is elérhető volt, de csak a szemfülesek számára, illetve azoknak, akik olvasták az itBusiness megfelelő számát.
Most azonban eljött az idő, hogy a nagyközönséggel is megosszuk a hírt. A tanulmány sorozat elérhető a http://www.abesse.hu/workflow linken keresztül.
Ráadásul az első 2 rész postázását már el is kezdtük. 2008. 05. 06.
Azt látom, hogy a munkafolyamat automatizálás / workflow, BPM témakörök egyre inkább a figyelem középpontjába kerülnek, viszont még eléggé sok a tévhit velük kapcsolatban. Még a nagyvállalati körben is.
Éppen ezért kollégáimmal elkezdtünk egy tanulmány sorozatot összeállítani, amelyben a témakör különböző részterületeit tekintjük majd végig.
A tanulmány sorozat elsősorban üzleti döntéshozóknak íródik, esetleg azoknak, akik szeretnék saját szervezetükben az üzleti döntéshozókat meggyőzni arról, hogy álljanak a vállalaton belül egy ilyen irányú innováció mögé.
A sorozat első része azokról az üzleti problémákról fog szólni, amelyekre egyrészt az üzletifolyamat automatizálás megoldást nyújthat, másrészt jó eséllyel éven belüli megtérüléssel kecsegtet az adott probléma megoldása.
Ha az első tanulmány elérhető lesz, akkor arról itt biztos beszámolok! 2008. 05. 05.
A minap interjút készített velem az IT Business a munkafolyamat automatizálás témakörében. Az interjú talán a jövő héten fog megjelenni. A fő kérdés az volt, hogy mondjak néhány jól megfogható példát arra, hogy miért érdemes a témakörrel egy üzleti döntéshozónak foglalkoznia.
Anélkül, hogy az egés cikket lelőném itt, egyetlen példát had osszak meg Önnel, amely eléggé jól szemlélteti workflow automatizálás jelentőségét:
Tegyük fel, hogy Ön hitelt szeretne felvenni. Mondjuk megtalálta álmai lakását. Ideális helyen, ideális tájolással, alkalmai áron, mert a tulajdonos meg van szorulva. Mivel gyorsan kell neki a pénz, ha Ön gyorsan tud fizetni, a piaci ár alatt 30%-kal is meg tudná venni az ingatlant.
Mivel azonban Önnek sincs éppen annyi készpénze, hitelt szeretne kapni. Hova, melyik bankhoz menne?
Vélhetően ahoz, amelyiknél leggyorsabban kapja meg a hitelt, azaz ahol a legrövidebb a hitelezési folyamat teljes átfutási ideje. Márpedig a folyamat automatizálás egyik fő hozománya éppen ez. Ezért Ön akár magasabb kamatot is hajlandó lesz fizetni.
Most nézzük a dolgot a bank szemszögéből. Ha a bank csökkenteni tudja a hitelezési folyamat átfutási idejét, akkor sokkal több, Önhöz hasonló ügyfelet fog tudni megszerezni (ugye azért az elég tipikus, hogy a hitel "azonnalra" kell), és még magasabb thm-mel is tudja kihelyezni a hitelt.
Több ügyfélnek drágábban. Ez akár milliárdokat is hozhat összességében. Azért pedig valóban megéri, nem?
2008. 03. 14.
Gyakran találkozunk azzal egy-egy folyamat automatizálási konzultáció alkalmával, amikor rákérdezünk arra, hogy jól definiáltak-e a folyamatok, hogy házigazdáink elgondolkoznak egy pillanatra, majd azt mondják, hogy végül is igen.
Egy ilyen jelenet után elkerülhetetlen a következő kérdés, amely arra irányul, hogy pontosan milyen értelemben jól definiáltak?
Ugyanis a folyamatoknak legalább 3 jól definiált formája szokott lenni, ha azok automatizálásáról kezdünk beszélgetni:
- Az első a folyamatok szabályzatban lévő formája. Ez azt definiálja, hogy hogy kellene dolgoznunk.
- A második a folyamatban résztvevők által ismert és használt forma. Ez azt mondja meg, hogy miként dolgozunk most valójában.
- És van egy harmadik forma, hogy ha automatizálunk, akkor hogy kellene/lenne jó, hogy a folyamataink működjenek.
A jól definiáltságnak, persze van még egy "rákfenéje", amit csak az automatizálás hoz a felszínre. A jelenség valahogy az alábbi logikát követi:
- Azért akarunk automatizálni, hogy a folyamataink úgy pontosan úgy menjenek, ahogy elterveztük.
- De a folyamat fő lefutása az, amiben ténylegesen tapasztalatunk van esetleg néhány kivétel ág, ami eddig a gyakorlatban valóban sokszor előjött, így kialakult anak tipikus kezelési módja.
- Ami nem a fő ágakon van arra vonatkozóan nincs gyakorlatunk, ezért ezeket az ágakat úgy automatizáljuk, hogy megpróbálunk előre kitalálni valami működő modellt, amit aztán az élet rendszeresen felülír.
- Viszont az, amit automatizáltunk eben az esetben nehezítheti az életünket, melyt olyat akar kikényszeríteni, ami nem életszerű.
Ezen a ponton szoktam elmesélni azt az egyszerű elvet, amit a skandináv országokban követnek a járdaépítésnél. Ők ugyanis először mindent füvesítenek, és amikor elkezd kikopni a fű, akkor oda teszik le a járdát, hiszen arra járnak valóban az emberek.
Vajon Önöknél is teljesül ez a bölcsesség? 2008. 02. 08.
Talán nem lep meg mindenkit, hogy erre a kérdésre az a válasz, hogy is-is. Illetve a teljesen pontos válasz az, hogy átalakulóban van a feladatok leosztása. Egyre inkább ez a kettős felosztás csak az elsődleges szerepeket határozza meg.
Egyre több üzleti vezető hoz technológiai döntéseket, egyre jobban bele szeretne látni a technológia használatába és az ez által nyújtott lehetőségeket kutatja, hogy minél jobban ki tudja elégíteni az üzlet igényeit, amit jól ismer.
Ezzel párhuzamosan a technológiai szakemberek is rendelkeznek már az üzlet által megkövetelt ismeretekkel, megértik az üzleti folyamatok mögött rejlő igazi igényeket, így képesek megfelelő technológiai megoldások alkalmazásával orvosolni a tényleges problémákat.
Mi az alap képessége ennek a két csoportnak, és mire van ezért szükségük az üzleti folyamatok automatizálása során?
|
|
Üzleti felhasználó |
Technikai felhasználó |
|
Mihez ért? |
Érti az üzletet |
Ismeri a rendszerket |
|
Milyen eszköz kell neki? |
Ami segíti a tudását
- Űrlapokra
- Folyamat lépésekre
- Szabályokra
- Jelentésekre
fordítani, amit bárki megért. |
Ami segíti a tudását
- Újrafelhasználható funkciókba
- Üzleti objektumokba
fordítani, amit bárki megért. |
Az üzleti folyamat automatizálás lényegében ezt ez együttműködést kell, hogy megvalósítsa.
Ismerős a történet?
"Csak egy egyszerű ki munkafolyamatra lenne szükségem. 3 lépés: 1. Igény elindítása, 2-3. Két jóváhagyási szint és ennyi."
Ehhez képest mi az, ami a második nap (vagy a második másodpercben) felmerül? Körülbelül ezek, de nem biztos, hogy mindíg ebben a sorrendben:
- A 2. jóváhagyást egy bizottság hagyja jóvá szavazással. 50%+1 szavazat kell az elfogadáshoz...
- ... esetleg 2/3-os,
- ... vagy 2 igazgató együttes jóváhagyása elegendő
- ... a vezérigazgató vétójoga mellett
- ... persze úgy, hogy ha valaki szabadságon van, akkor a helyettese hagyhassa jóvá az igényt
- ... szintidőn belül, ha ez nincs meg, akkor eszkalálódjon a feladat
- ...de úgy, hogy az eszkaláció figyelembe veszi a munkaidőt is
- ... és az első jóváhagyást a szervezeti ábra szerinti főnök végezze
- ... és párhuzamosan is futhasson két döntési lépés
- ... amelyek adott ponton találkoznak
- ... és minden lépésben kellene levelet küldeni a folyamat indítójának és annak, akinek éppen feladata lesz a következő lépésben
- ... és így tovább, és így tovább...
Tapasztalatom szerint az "egyszerű workflow", a "csak 3 lépéses munkafolyamat" mítosz, de legalábbis délibáb. Valós vállalati környezetben nem érdemes arra blazírozni, hogy majd jön egy feladat, ami tényleg csak 3 jól meghatározott lépés és semmi több.
Vagy gondolja, hogy Ön lesz az első kivétel a szabály alól?  |
|
|
|
|
|