Szolgáltatások

Folyamat automatizálás, workflow

A folyamat informatika középpontjában a folyamatok, azok támogatása áll. Ez természetes. Ami nem természetes, viszont tény, hogy a lenti problémák a legtöbb vállalatvezetőnek napi fejfájást okoznak:

• Tény #1: Minden céget rákényszerít az élet, hogy alacsonyabb költségek mellett végezze, amit csinál. Ezt egy növekvő piacon nevezhetjük hatékonyságnak is, de válságban, amikor a bevételek növelésére csökkentek a lehetőségek, ez mégis csak leépítést, beruházás stopot és „budget cutting”-ot jelent. Kevesebb és/vagy olcsóbb erőforrással kell ugyanazt, vagy jobb szolgáltatást nyújtanunk.

• Tény #2: A szűkülő, vagy szolidan bővülő piacokon elemi érdeke a cégeknek, hogy legalább meglévő ügyfeleiket megtartsák. Egy bővülő piacon pedig ez szükséges a stabil növekedéshez. Jól, pontosan, gyorsan kell kiszolgálni a vevőket. Ha lehet olcsón és olyan vevői élményt nyújtva, amitől az ügyfél nem csak ott marad, de akár még ajánl is minket.

A folyamat automatizálási szolgáltatásunkkal az Ön cége meg fog felelni a fenti kihívásoknak. Az ismétlődő folyamatok automatizálásával Ön többszörösen előnyre tehet szert versenytársaival szemben:

• Az ismétlődő folyamatok maguktól végig fognak futni a kitalált, optimalizált úton, ezért ugyanannyi ember több feladatot lesz képes elvégezni.

• Csökken az új munkatársak betanulási ideje, hisz a résztvevőknek nem kell tisztában lenniük a teljes folyamattal, azt lépésekre bontva a rendszer teszi a munkatársak elé. A folyamat működése, a korábbi és a követő lépések a rendszer használata közben, a folyamat lefutási ábrája alapján is megérthető.

• Mivel a folyamatok átfutási idejének kb. 80%-a (de akár 95% is lehet) az a várakozási idő, amit az ügy „két asztal közt” tölt, és ezt az időt az automatizálás nullára csökkentheti, így a folyamat automatizálás csökkenti a folyamatok átfutási idejét. Ez az ügyfelek jobb kiszolgálását és elégedettebb ügyfeleket eredményez.

• Kevesebb adminisztráció. A folyamatok jelentős részénél van szükség adatok rögzítésére, lekérdezésére, nyilvántartások frissítésére, amit az automatizálás egyszerűsíthet azzal, hogy a háttérrendszerekben már meglévő adatokat összegyűjti, majd frissítheti maga a folyamat. Sőt az algoritmizálható döntéseket a folyamat maga meghozhatja, ezzel kiiktathatóak korábbi emberi jóváhagyások is. Ezzel az átfutási idő is csökken és az erőforrás igény is.

Ha igénybe veszi valamely folyamat automatizálási szolgáltatásunkat, akkor Ön:

• Használhatja a bevált rendszereit, nem kell lecserélnie azokat. Mi a meglévő rendszerek megváltoztatása nélkül beillesztjük azokat a folyamatokba. Az automatizált folyamat a meglévő rendszerek szolgáltatásait fogja használni, ahol az kielégítő. A folyamat egyes lépései akár a meglévő rendszerek felületébe is beépülhetnek.

• Képes lesz bármely folyamatban olyan általános elvárásoknak megfelelni, mint a helyettesítés, a delegáció, az eszkaláció kezelése, a folyamatok szervezeti ábra szerinti lefutásának vezérlése és még közel 50 hasonló alapigény.

• Rugalmas változtathat. Mivel az élet is folyamatosan változik, mi is olyan megoldásokat alakítunk ki Önöknek, ami képes rugalmasan követni ezeket a változtatásokat. Akár programozás nélkül is.

• Ismerős felületeket használhat. A folyamatok felületei, mint például a feladat kosár beépülhet olyan ismerős felületekbe, mint a SharePoint, vagy akár bármely meglévő alkalmazása.

• Megkapja azokat a legjobb gyakorlatokat, amelyek ismertek az iparágban. Kollégáink közel 10 év és számos nagyvállalatnál végzett projekt tapasztalatával a hátuk mögött segítenek elkerülni azokat a buktatókat, amelyeket a kezdők nem szoktak. Ezzel Ön nem esik el azért egy versenyelőnyt kínáló lehetőségtől, mert a tanácsadók tapasztalatlanok voltak ezen a területen.

Tipikus feladatok a munkafolyamat automatizálás szolgáltatások témakörében:

• Feladat kezelés. A szervezetben keletkező feladatok nyilvántartása, állapotuk követése, alfeladatokra bontása és kiosztása ügyintézőkre.

• Workflow. A workflow általában olyan munkafolyamatokat takar, amelyekben emberek is bevonásra kerülnek. Ezek a folyamatok figyelembe kell, hogy vegyék azt, hogy mi emberek speciális módon végezzük a munkánkat: szabadságra megyünk, amikor helyettesítenek minket; vagy tartjuk a határidőket, vagy nem, ami a feladat eszkalálását teheti szükségessé; nem döntünk, hanem bizottságokban, igazgatóságokban szavazunk kérdésekről; stb. A Workflow-k kialakítására az itthon egyik legelterjedtebb eszközt a K2 Workflow család elemeit (K2 blackpoint, K2 plackpearl, K2 connect for SAP, K2 SmartForms) ajánljuk.

• Integráció és Middleware. A folyamatokat sokszor az lassítja, hogy ugyanazokat az adatokat számtalan helyre kell adminisztrálni. Például egy ügyfél címének változása meg kell, hogy történjen a CRM rendszerben, a számlázó rendszerben, a számlavezető rendszerben, a követelés kezelő rendszerben, … Az integráció és middleware kialakítása azt teszi lehetővé, hogy az ilyen technológiai folyamatok is egyszerűen működhessenek, az adatok ellenőrzött módon szinkronizálódhassanak a rendszerek közt, ha a folyamat azt kívánja. Ezt tudjuk akár Szolgáltatás Orientált Architektúra (SOA) kialakításával is támogatni.

• Egyedi fejlesztés. Mese nincs, mindig eljön az a pillanat, amikor a meglévő rendszereink funkcionalitása már kevés ahhoz, hogy a folyamat minden lépése megfelelő kiszolgálást kapjon. Ilyenkor a hiányzó funkcionalitást is meg kell valósítani, nem csak a folyamat vezérlését. Egyedi rendszereket is fejlesztünk Microsoft .NET technológián.