Üzleti probléma

A szervezet korábban egy SharePoint 2013 alapú, on-premise farmot használt, amely idővel elavulttá vált, és nem tudta kiszolgálni a modern együttműködési és biztonsági igényeket. A rendszer karbantartása költséges volt, a verzióváltások nehézkesen zajlottak és a távoli munkavégzés támogatása is korlátozott volt. A cél egy korszerű, skálázható, biztonságos és bárhonnan elérhető platformra való áttérés volt, megőrizve a jelenlegi rendkívül nagy méretű tudásanyagot.

Megoldás

A migráció a meglévő környezeten található több mint 5000 webhelyet, listát, dokumentumtárat, egyedi megoldást és munkafolyamatot foglalt magában. A komplex folyamat támogatására egy testreszabott PowerShell-alapú automatizációs keretrendszert vezettek be az Abesse szakértői, amely a ShareGate migrációs eszközt alkalmazta, és képes volt kezelni az egyedi oszlopelnevezéseket, a már nem létező felhasználókat, illetve a tartalomtípus-eltéréseket is. A migráció szakaszos, iteratív módon zajlott, ahol minden egyes kör után validációra és visszajelzésre került sor, különös figyelmet fordítva a jogosultságok, metaadatok és verziótörténetek megőrzésére. A folyamatot követően részletes ellenőrzés és hibajavítás történt, továbbá dokumentáció és oktatás biztosításával támogatták a felhasználók zökkenőmentes átállását.

A projekt részét képezte egy testreszabható SharePoint-alkalmazás elkészítése, amely lehetővé teszi tetszőleges számú és szintű jóváhagyási folyamat kialakítását dokumentumokra, mappákra vagy listaelemekre. A megoldás támogatja a szekvenciális jóváhagyást, újraindítást, változtatás kérését, valamint a jóváhagyók és értesítendő felhasználók dinamikus kezelését. A megoldás célja az átlátható, auditálható és automatizált jóváhagyási folyamatok biztosítása, amelyek könnyen illeszthetők különböző üzleti igényekhez.

Eredmények

A szervezet áttért egy modern, felhőalapú SharePoint Online környezetre, amely hatékony támogatást nyújt a hibrid és távoli munkavégzéshez. Ennek eredményeként jelentősen csökkentek az üzemeltetési költségek és az adminisztrációs terhek. A felhasználók számára gyorsabb, biztonságosabb és mobilbarát felület vált elérhetővé, míg a vezetőség számára átláthatóbbá vált a dokumentum- és jogosultságkezelés folyamata.